Importancia de los Archivos

Por, Orbito Rosado Ramírez, M.A

El Estado como órgano macro en término administrativo, produce documentos en el ejercicio de sus funciones, en el ámbito institucional e interinstitucional de todo lo que conlleva la gestión administrativa y la gestión de servicios a la ciudadanía. El progreso y desarrollo de los pueblos no puede realizarse sin el aval de los documentos; de lo contrario  se pierden las raíces del pasado y no hay forma de conservar informaciones sustentatoria, pues como lo expresa el Peruano Guillermo Durand  Flórez “el desenvolvimiento implica conocimiento de antecedentes que sirvan de base para actuar”.

En sentido amplio y genérico, documento es todo registro de información independientemente de su soporte físico, el documento abarca todo lo que pueda transmitir el conocimiento humano; libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes, fichas, láminas, diseño, mapas, planos, informes, oficios, circulares,  correspondencia, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, memorias, manuscrito, sellos, registros, medallas y, en sentido general, todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones.

Todas esas tipologías de documentos, ya mencionadas, constituyen series documentales; pero no todos los documentos que produce y que recibe una institución son documentos de archivos, sino que sólo aquellos documentos que contengan  información   de cualquier fecha, forma, y soporte, producido por cualquier persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones, son documentos de archivos porque constituyen fuentes primarias insustituibles para el conocimiento del pasado histórico de los pueblos o regiones; los cuales conforman un acervo cultural inapreciable, como base para el  conocimiento histórico del Estado como salvaguarda de los derechos del ciudadano y el desarrollo nacional.

Todos los documentos y expedientes que producen las instituciones y empresas, tanto públicas como  algunas privadas, en su gestión administrativa, se generan como consecuencia de la satisfacción  de las necesidades de los ciudadanos, o la resolución de problemas. Por lo que esos documentos de archivo son de valor permanente que constituyen fuentes de nuestra identidad nacional, forman parte de los valores culturales que el Estado está obligado a proteger, ya que para ello existe un marco jurídico encabezado por la Ley No. 481-08 y su reglamento de aplicación No. 129-10,  válido  a nivel nacional y de obligatoria observancia que estimula el desarrollo gradual e institucional para el éxito de la tarea modernizadora de los archivos, pues,  los archivos son entidades encargadas de la conservación,  ordenación y clasificación de los fondos documentales, ya que, por consiguiente, deben permanecer debidamente organizados para poder prestar un servicio eficiente.

Es muy necesario que los funcionarios, junto a la ciudadanía, tomen conciencia de la importancia de los archivos y en especial del Archivo Regional Suroeste y se sensibilicen con los archiveros o archivistas, considerándoles como parte integrante del patrimonio cultural, porque la Ley 481-08, así lo ordena en el art. No.1 de su reglamento se aplicación 129-10, dirigido para todas las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (SNA), con el objetivo de homologar los procesos archivísticos, mediante políticas y normativas que garanticen la protección del patrimonio documental; así como la eficiencia y eficacia de los servicios que prestan los archivos en la administración y a la ciudadanía.

La Ley  General de Archivos 481-08, en su articulo34, crea los Archivos Regionales, en cumplimiento de los  criterios fundamentales  de descentralización  operativa y desconcentración de los archivos, con autonomía administrativa aunque dependiente técnicamente del Archivo General de la Nación.  Esta iniciativa tiene el propósito  de recibir toda la documentación del sector público de las demarcaciones de su jurisdicción, tras cumplirse los plazos de entrega. Preservar, defender e incrementar el patrimonio  documental de la región, en este caso, la Región Suroeste.